Quy Trình Rèn Luyện Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Hiệu Quả

Giải quyết vấn đề là kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng có ứng dụng trực tiếp vào cuộc sống hàng ngày của bạn. Mỗi khi có vấn đề bất thường xảy ra, nhiều người trở nên lúng túng không biết nên làm gì để xử lý chúng một cách nhanh gọn và có hiệu quả. Khi bạn nắm vững quy trình rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả, bạn có thể tự tin “đánh bại” được nhiều bài toán khó cả ở trong công việc và cuộc sống.

Dưới đây là quy trình rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả bằng 6 bước đơn giản:

Bước 1: Phát hiện vấn đề.
Bước 2: Phân tích vấn đề.
Bước 3: Xác định người chịu trách nhiệm.
Bước 4: So sánh và lựa chọn giải pháp.
Bước 5: Triển khai giải pháp đã chọn.
Bước 6: Theo dõi quá trình và đánh giá kết quả.

Bước 1 – Phát hiện vấn đề

Ở bước làm này, bạn cần nhận diện vấn đề và đánh giá mức độ quan trọng của vấn đề ở nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau để có được kế hoạch xử lý cho chúng.

Để phát hiện ra vấn đề, bạn cần xem xét toàn bộ quá trình hoặc trong trường hợp bạn không có sự nhạy bén với vấn đề đang mắc phải thì có thể nhờ sự trợ giúp từ những cố vấn có chuyên môn.

Bạn nên dành thời gian và công sức cho những vấn đề mang tính cấp bách, có sự ảnh hưởng đến toàn bộ dự án mà bạn đang đảm nhận.

Bước 2 – Phân tích vấn đề

Sau khi đã phát hiện vấn đề, bạn cần tìm hiểu gốc rễ gây ra vấn đề bằng kỹ thuật 5W và tiến hành phân tích vấn đề cách khách quan nhất.

Biết rõ nguyên nhân vấn đề xảy ra sẽ giúp tỷ lệ chính xác của những kết quả cao hơn. Vì vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề bước làm này đòi hỏi bạn phải có sự cẩn thận, không hấp tấp và có cái nhìn bao quát để có hướng giải quyết phù hợp.

*Mẹo: Xác định nguồn gốc của vấn đề bằng Kỹ thuật 5W (Five Whys)^[1].

Who (Ai).
What (Chuyện gì).
When (Khi nào).
Why (Tại sao).
Where (Ở đâu).

Bước 3: Xác định người chịu trách nhiệm chính

Tiến hành lựa chọn người chịu trách nhiệm và giải quyết chính cho vấn đề nhằm giúp công việc được xử lý đúng trình tự một cách tốt nhất.

Việc xác định rõ ràng chủ sở hữu thực sự của vấn đề nhằm tránh trường hợp những người không thuộc phận sự cũng tham gia vào, những phát sinh mâu thuẫn xảy ra ngoài dự đoán, khiến tình hình chỉ thêm nghiêm trọng và căng thẳng.

Bước 4 – So sánh và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất

Chọn lựa biện pháp không phù hợp sẽ khiến cho vấn đề của bạn trở nên khó giải quyết. Vì vậy, hãy liệt kê các giải pháp có tính khả thi cao, cân nhắc dựa vào nhiều yếu tố:

Tính hiệu quả.
Tính thực tiễn.
Tính kịp thời.
Nguồn lực.
Chi phí.

Ngoài ra, bạn cần xem xét những người có liên quan và tiến hành quá trình so sánh và loại bỏ dần các giải pháp mang lại nhiều rủi ro nhất. Lúc này, đòi hỏi bạn phải là người có kỹ năng quyết định tốt.

Mọi tình huống phát sinh đều có thể xảy ra, nên việc đưa ra những kế hoạch, giải pháp thay thế là điều cực kỳ cần thiết.

Bước 5 -Triển khai giải pháp đã chọn

Việc bắt tay thực hiện giải pháp đã đề ra trước đó phải theo đúng kế hoạch, thật cẩn thận, không vội vàng mà đốt cháy giai đoạn, có sự tập trung cao độ giúp quá trình rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề ở bước này đạt hiệu quả cao.

Đặc biệt là người phụ trách, cần có lòng quyết tâm cao, tránh bị xao nhãng bởi những nói tiêu cực bên ngoài nhằm ứng biến và đưa ra quyết định kịp thời với những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Bước 6 – Theo dõi quá trình và đánh giá kết quả

Khi vấn đề đã được giải quyết, đừng vội tận hưởng chiến thắng. Việc của bạn nên xem xét và đánh giá kết quả của quá trình theo cột mốc thời gian cụ thể:

Mức độ hiệu quả (Tốt/Khá/Trung Bình).
Quyết định kế hoạch hiện tại có cần bổ sung, sửa đổi hay thay đổi cái mới hay không.

Quay lại bước 4 nếu kết quả của quá trình thực hiện không tạo được kết quả như mong muốn.

Thực hiện quá trình rèn luyện với 6 bước sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể kỹ năng giải quyết vấn đề, từ đó khả năng ứng biến, xử lý tình huống phát sinh trong cuộc sống không khiến bạn gặp nhiều trở ngại hay tốn thời gian.