Kỹ Năng Thuyết Trình

Thuyết trình trước đám đông là nỗi sợ của nhiều người, có rất nhiều nguyên nhân như họ không đủ tự tin, không có khả năng ăn nói… Bạn có biết, kỹ năng thuyết trình tốt sẽ là bước đệm tạo ra rất nhiều cơ hội phát triển cho bản thân? 70% đồng ý ^[1]kỹ năng thuyết trình rất quan trọng với chúng ta để thành công trong sự nghiệp.

Trong bài viết dưới đây, UptopZ sẽ chia sẻ đến bạn đọc tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình, cũng như những bí quyết giúp bạn cải thiện kỹ năng này một cách đáng kể.

Kỹ năng thuyết trình là gì?

Kỹ năng thuyết trình là khả năng sử dụng những lý lẽ, lập luận chắc chắn để trình bày, truyền đạt thông tin/thông điệp tới người nghe một cách hấp dẫn, tạo sự tương tác và tăng sức thuyết phục nhằm đạt được mục đích của chủ thể thuyết trình (giải quyết một vấn đề nào hoặc cung cấp thông tin…).

Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình

Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình tốt sẽ giúp bạn có được:

Ứng xử tốt trong buổi phỏng vấn.
Tự tin có tiếng nói.
Tạo cơ hội thăng tiến trong công việc.
Nâng cao kỹ năng giao tiếp.
Quản lý thời gian hiệu quả.

Ứng xử tốt trong buổi phỏng vấn

Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình rất quan trọng đối với bất kỳ người tìm việc nào, giúp bạn thể hiện tối đa giá trị của bản thân khi tham gia phỏng vấn tuyển dụng bằng cách trình bày các thông tin: giới thiệu bản thân, kinh nghiệm, kiến thức… liên quan tới ngành nghề của bạn.

Sở hữu tốt khả năng ăn nói và trình bày cho người nghe thấy được điểm mạnh ở bản thân chính sẽ tạo được điểm cộng lớn cho nhà tuyển dụng, giúp bạn nâng cao cơ hội trúng tuyển.

Tự tin có tiếng nói

Khả năng thuyết trình tốt giúp bạn rèn luyện được sự tự tin đứng trước đám đông, nêu lên quan điểm của bản thân với nhiều vấn đề, nâng cao khả năng ứng biến đáng kể. Đây là điểm lợi thế rất lớn đối với những người sở hữu khả năng diễn thuyết tốt.

Tạo cơ hội thăng tiến trong công việc

Thuyết trình là cách ngắn nhất để bạn thể hiện năng lực của bản thân cho khách hàng, lãnh đạo nhằm đạt được mục đích của mình như: bán được hàng, thăng chức…

Bài thuyết trình thành công sẽ giúp bạn nâng cao giá trị của mình, giành được sự tín nhiệm từ mọi người xung quanh, từ đó mang đến nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Ví dụ, bạn có thể thu hút các khách hàng tiềm năng hay nhà tuyển dụng lớn chỉ thông qua vài phút trình bày thành tựu trong quá khứ, hay kế hoạch phát triển trong tương lai.

Nâng cao kỹ năng giao tiếp

Thuyết trình là một hình thức giao tiếp, chúng bổ trợ lẫn nhau thông qua cử chỉ, ngôn từ, hành động, điệu bộ… giúp chủ thể truyền tải thông tin tới người nghe một cách hiệu quả nhất.

Người sở hữu kỹ năng thuyết trình tốt cũng sẽ rèn luyện được khả năng giao tiếp vô cùng dễ dàng. Họ có thể nhanh chóng nắm bắt mong muốn của người nghe, tăng cơ hội kiếm được nguồn thu nhập tốt hơn từ kỹ năng này. Nhìn cách Steve Jobs – giám đốc điều hành của Apple đứng diễn thuyết mỗi khi ra mắt sản phẩm Iphone mới và được nhà văn Carmine Gallo viết thành cuốn sách “The Presentation Secrets of Steve Jobs^[2]”.

Quản lý thời gian hiệu quả

Với kỹ năng trình bày và chuẩn bị tốt bài thuyết trình, bạn biết cách truyền đạt mọi thứ cần thiết trong một khoảng thời gian đã dự tính. Một người có kỹ năng thuyết trình xuất sắc sẽ biết cách truyền đạt những điều quan trọng trong thời gian ngắn hơn, quản lý thời gian hiệu quả mà vẫn giúp khán giả dễ dàng và dễ nhớ.

Mức độ đánh giá

Có 4 biểu hiện hành vi để đánh giá mức độ kỹ năng thuyết trình:

Cấp độ 1: Trình độ đầu vào Cử nhân
Cấp độ 2: Trình độ đầu ra Cử nhân
Cấp độ 3: Trình độ sau Thạc sĩ
Cấp độ 4: Trình độ sau Đại học

Mức 4 – Sau Đại học

Dựa trên nghiên cứu và kinh nghiệm bản thân.
Nhằm xây dựng và bổ sung kiến thức.
Định hướng hành động.
Linh hoạt trong việc thuyết trình với nhiều đối tượng khác nhau.
Đảm bảo về thời gian và nội dung của buổi thuyết trình.

Mức 3 – Sau Thạc sĩ

Dựa trên nội dung tự nghiên cứu của bạn.
Nhằm mục đích bổ sung kiến thức.
Có khả năng tổ chức và tương tác.
Cân bằng việc sử dụng ngôn ngữ hình thể, kết hợp với các công cụ hỗ trợ nghe nhìn để hiểu rõ về người nghe.
Có khả năng tiếp nhận và xử lý phản hồi tốt.
Nắm được tầm quan trọng của việc chuẩn bị nội dung thuyết trình và các thiết bị hỗ trợ.

Mức 2 – Sau Cử nhân

Dựa trên nghiên cứu của một nhóm.
Mục đích chuyển giao kiến thức.
Hiểu nội dung và bối cảnh thuyết trình.
Chuyển đổi một cách hiệu quả giữa các phương tiện nghe nhìn.
Nhận phản hồi về bài thuyết trình của nhóm.

Mức 1 – Đầu vào Cử nhân

Dựa trên kinh nghiệm cá nhân.
Mục đích phát triển kỹ năng thuyết trình của cá nhân.
Nắm được lợi thế và bất lợi của buổi thuyết trình.
Sử dụng ngôn ngữ hình thể và ngữ điệu để truyền tải thông tin, kết hợp một số phương tiện nghe nhìn cơ bản.
Nhận phản hồi từ giáo viên hoặc người hướng dẫn; tuy nhiên khả năng tiếp nhận còn bị hạn chế.

Yếu tố cơ bản khi thuyết trình

Quá trình có một buổi thuyết trình thành công được quyết định bởi nhiều yếu tố khác nhau, mà không phải chỉ cần kỹ năng thuyết trình tốt sẽ đạt được kết quả như mong muốn. Các yếu tố cơ bản khi thuyết trình cần phải chú ý như:

Nội dung
Tổ chức
Truyền đạt
Tự tin
Ấn tượng
Giao lưu

Nội dung

Nội dung đưa ra phải là thông tin nguyên bản và có giá trị. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo những nguồn tài liệu liên quan khác nếu cần thiết và được chấp nhận. Bên cạnh đó, bạn cố gắng đưa ra những phân tích rõ ràng, súc tích phù hợp với mong muốn của người nghe, cũng như đảm bảo thời lượng trình bày.

Trong cuốn sách “Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery”, tác giả Garr Reynolds đã xác định các đặc điểm cần có cho nội dung thuyết trình như sau:

Sự đơn giản: Rút gọn và tóm tắt thông tin thành các nội dung chính và quan trọng.
Bất ngờ: Đặt câu hỏi, hay con số thú vị để tăng cảm hứng tìm hiểu của khán giả.
Tính cụ thể: Sử dụng ngôn ngữ cụ thể và ví dụ thực tế.
Độ tin cậy: Sử dụng nguồn, số liệu thống kê hay sự kiện để cung cấp thông tin một cách thực tế nhất.
Cảm xúc: Nội dung và cách truyền đạt phải thu hút người nghe.
Câu chuyện: Sử dụng các ví dụ minh họa để tạo yếu tố câu chuyện giúp người nghe dễ dàng hình dung.

Quan trọng là nội dung chính mà bạn muốn làm rõ, phải được xuyên suốt trong bài thuyết trình, giúp người nghe tập trung hiểu được ý tưởng mà bạn đang muốn truyền đạt.

Tổ chức

Kỹ năng thuyết trình cơ bản, bắt buộc bạn phải có đó chính là khâu tổ chức. Một bài thuyết trình phải bao gồm 3 phần: mở màn, phần giữa và kết màn.

Đảm bảo tính tổ chức giữa các phần phải có sự logic, sự liên quan tới các điểm mấu chốt xuyên suốt bài thuyết trình. Xác định cách tổ chức bài nói của mình ngắn gọn để phù hợp vào đối tượng và mục đích mà bạn truyền tải.

Truyền đạt

Truyền đạt liên quan tới các yếu tố về ngôn ngữ hình cơ thể và sử dụng từ ngữ phù hợp với người nghe.

Khả năng truyền đạt trong thuyết trình thông qua ánh mắt, cử chỉ, nét mặt… Ngoài ra, việc hạn chế tối đa sự ngập ngừng, hay phát âm lóng ngóng cũng là cách thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp và thu hút người nghe.

Một vài lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện giọng nói, cũng như việc sử dụng ngôn ngữ trong bài thuyết trình sao cho hiệu quả:

Ngôn từ: Hãy phát âm chuẩn bằng cách thường xuyên nghe chương trình phát thanh, truyền hình rồi đọc theo. Tránh “ừm”, “ờ” quá nhiều sẽ khiến khán giả mất tập trung. Ngoài ra, việc đọc thêm nhiều tài liệu như sách, báo,.. cũng giúp nâng cao vốn từ vựng, phong phú kiến thức xã hội, từ đó tăng tính thuyết phục cho nội dung của bạn.
Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể: Nói ngọng hay giọng địa phương là yếu tố cực kỳ hạn chế khi thuyết trình, đôi khi cần nhấn nhá, trầm bổng tạo điểm nhấn cho bài nói. Cơ thể cũng đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến giọng nói, bạn hãy chú ý đến biểu cảm gương mặt, tập theo một số cử chỉ đưa tay giống như các MC truyền hình nếu cần thiết.

Tự tin

Có rất nhiều người khi đứng trước đám đông sẽ bắt đầu cảm thấy áp lực, ngại ngùng, xấu hổ, khiến cho việc thuyết trình gặp nhiều trở ngại như quên nội dung, đọc thuộc lòng như robot… Chính điều này đã khiến cho phần thuyết trình của bạn bị mất điểm trong mắt người nghe.

Bởi vậy, phong thái tự tin là yếu tố cơ bản, cần thiết khi thuyết trình. Phong thái tự tin sẽ tạo được ấn tượng tốt với người nghe, thính giả cảm thấy hào hứng, chú tâm vào bạn hơn, thậm chí khi bạn chưa bắt đầu phần thuyết trình của mình.

Để có được sự tự tin mỗi khi thuyết trình hoặc đứng trước đám đông, bạn cần:

Thay đổi tư duy về vấn đề đứng trước đám đông.
Thường xuyên rèn luyện bằng cách tập nói một mình trước gương.
Rèn luyện tập nói kết hợp với điều chỉnh biểu cảm khuôn mặt, giọng nói, ngôn ngữ hình thể.

Ấn tượng

Một mở đầu ấn tượng đóng vai trò quan trọng, quyết định rằng người nghe có bị thu hút bởi nội dung mà bạn sắp thuyết trình và theo dõi nó đến cuối cùng hay không. Bạn có thể sử dụng câu hỏi gây tò mò, trích dẫn hay một câu chuyện truyền cảm hứng để bắt đầu bài thuyết trình.

Không chỉ vậy, bạn cũng đừng để buổi thuyết trình của mình giảm nhiệt bằng một kết thúc nhàm chán, lan man. Hãy đưa ra những kết luận súc tích và chắc chắn nhưng vẫn đảm bảo tập trung vào ý tưởng chính mà bạn đã đưa ra tại phần mở đầu.

Giao lưu

Việc kết nối với người nghe trong buổi thuyết trình giúp cho bạn linh động trong việc sử dụng từ ngữ, đồng thời hạn chế việc phụ thuộc vào tài liệu. Ngoài ra, khả năng giao lưu tốt cũng khiến khán giả không bị nhàm chán, mà có thể tương tác cùng bạn trong buổi thuyết trình.

Bạn có thể tham khảo một số tip để kết nối hiệu quả với người nghe như sau:

Hãy đặt nhiều câu hỏi, tình huống để khán giả có cơ hội bày tỏ quan điểm của mình về nội dung thuyết trình của bạn. Sau đó, bạn đưa ra kết luận cuối cùng giúp người nghe hiểu sâu và nhớ lâu về nội dung đó.
Điều chỉnh tầm mắt đến toàn bộ khán phòng để tạo thiện cảm với nhiều khán giả.
Có thể thêm một vài câu nói gây cười để tạo không khí vui vẻ, sôi nổi.