Kỹ Năng Giao Tiếp: Định Nghĩa & Vai Trò

Huyền Hồ
15 phút
Kỹ năng giao tiếp là gì

Giao tiếp chính là mắt xích quan trọng mà bạn cần phải học hỏi, hoàn thiện nhằm giúp ích cho tất cả các khía trong cuộc sống, từ học tập, công việc. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói được xếp hạng đầu tiên trong số các kỹ năng mềm và được đánh giá là kỹ năng cần phải có ở một ứng viên[1].

Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Tại sao chúng lại quan trọng như vậy? Cùng UptopZ Media tìm hiểu các thông tin bên dưới:

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp[2] là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể nhằm diễn đạt, bày tỏ suy nghĩ, quan điểm, cảm nhận của bản thân một cách đầy đủ, rõ ràng và thuyết phục được người nghe; thúc đẩy giao 2 chiều giữa những người tham gia, nâng cao hiệu quả và chất lượng cuộc hội thoại.

Tầm quan trọng của giao tiếp

Giao tiếp là một chiếc chìa khóa giúp bạn vượt qua những cánh cửa cuộc đời một cách dễ dàng hơn. Khả năng giao tiếp tốt sẽ hỗ trợ rất nhiều trong công việc, học tập và cuộc sống cá nhân. Kỹ năng này cũng giống như việc đi xe đạp hay xe máy, chỉ cần bạn học và kiên trì, bạn chắc chắn có thể làm chủ được nó.

Đối với cuộc sống cá nhân

Giao tiếp là yếu tố cực kì quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển và tồn tại của xã hội hiện nay. Con người cần có giao tiếp để có thể phát triển được về tâm lý, tính cách, nhân cách của từng cá nhân.

Giao tiếp giúp con người tạo dựng các mối quan hệ xã hội, tham gia vào những nhóm người, những cộng đồng người với số lượng ít hay nhiều tùy vào khả năng của từng cá nhân. Những mối quan hệ và những cộng đồng người mà họ tham gia là những tài sản vô hình nhưng có giá trị không hề nhỏ góp phần vào giá trị của từng cá nhân.

Tốt, xấu, đẹp, phải, trái, đúng, sai,… là những điều bạn sẽ học được khi trò chuyện với mọi người. Từ đó có những nhận thức về chuẩn mực xã hội, đạo đức, pháp luật và có thái độ, đưa ra hành động phù hợp với những quy chuẩn đó. Khả năng giao tiếp sẽ giúp bạn nổi bật hơn, có sức hút, được coi trọng và ảnh hưởng nhiều tới thành công của bạn trong tương lai.

Đối với công việc

  • Thúc đẩy hiệu suất công việc:

Kỹ năng giao tiếp sẽ là nơi kết nối được với nhiều đối tượng, tạo dựng nhiều mối quan hệ, từ đó bạn có thể nhận được sự trợ giúp từ mọi người xung quanh. Nhờ thế giúp công việc thuận buồm xuôi gió, thúc đẩy hiệu suất trong công việc nhanh chóng, hiệu quả.

  • Gắn kết tinh thần đồng đội:

Khả năng giao tiếp là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự gắn kết, tương tác giữa các cá nhân trong một nhóm, phòng ban hay trong công ty, nhờ thế các thành viên dễ dàng hiểu nhau và cùng phối hợp hành động hướng tới một mục tiêu chung.

Ngoài ra, giao tiếp còn giúp phát triển tiềm năng của nhân sự qua việc hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng đối tượng. Dựa vào đó đưa ra những ý kiến và chiến lược phù hợp cho từng cá nhân cũng như của tổ chức đem lại hiệu quả, giá trị lâu bền cho doanh nghiệp.

  • Tạo cơ hội thăng tiến:

Để thăng tiến trong công việc, giao tiếp là con bài chủ chốt giúp bạn có thể đánh giá được sự phát triển của bản thân. Bởi trong quá trình giao tiếp, sẽ hội tụ nhiều kỹ năng lúc này như kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi…

Vì thế, đòi hỏi bạn phải biết chắt lọc những kiến thức cần thiết cho bản thân, tiếp nhận lời phê bình mang tính xây dựng, để từ đó cải thiện chính mình nhằm có bước đà phát triển tốt, tiến xa hơn trong sự nghiệp.

  • Truyền đạt đúng thông tin có giá trị:

Khả năng hội thoại tốt được thể rõ ràng nhất khi bạn muốn truyền đạt thông tin tới người khác một cách rành mạch rõ ràng và người nghe cảm thấy hiểu được những điều mà bạn nói. Đây một trong những kỹ năng rất được các nhà tuyển dụng ưu tiên khi ứng viên sở hữu kỹ năng giao tiếpmức tốt.

Mức độ đánh giá kỹ năng giao tiếp

5 mức độ biểu hiện hành vi đánh giá khả năng giao tiếp, gồm:

  • Mức 1 (Kém): Vận dụng trong trường hợp cơ bản và cần nhiều sự hỗ trợ.
  • Mức 2 (Cơ bản): Vận dụng trong trường hợp không quá khẩn cấp hay khó khăn và cần sự hỗ trợ.
  • Mức 3 (Khá): Vận dụng trong tình huống khó khăn và cần sự hỗ trợ.
  • Mức 4 (Tốt): Vận dụng trong những tình huống đột xuất và không cần sự trợ giúp.
  • Mức 5 (Xuất sắc): Vận dụng được mọi tình huống, có sự ứng biến linh hoạt và không cần sự trợ giúp.

Mức 5 – Xuất sắc (Excellent)

  • Luôn có sẵn những chiến lược trong mọi hoàn cảnh.
  • Ngôn ngữ nói và ngôn ngữ hình thể linh hoạt, có khả năng thuyết phục người nghe, tạo được ảnh hưởng tới các đối tượng khác.
  • Biết cách lắng nghe, đưa ra phản hồi phù hợp, chủ động tiếp thu ý kiến đóng góp từ người khác.
  • Tự tin khi trình bày, giao tiếp với mọi người, sẵn sàng phát biểu ở nơi đông người. Sẵn sàng trình bày cả những vấn đề phức tạp nhất cho tới những vấn đề nhạy cảm.

Mức xuất sắc nhất trong giao tiếp

Mức 4 – Tốt (Very good)

  • Có khả năng thuyết trình, phân tích mạch lạc những vấn đề phức tạp tới nhiều đối tượng khác nhau.
  • Xử lý linh hoạt, đưa ra cách giải quyết khéo léo với những tình huống phát sinh, sử dụng ngôn từ khôn khéo.
  • Lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ người khác.
  • Hiểu rõ những gì cần truyền đạt và triển khai một cách khoa học.

Mức 4 - cấp độ tốt của khi hội thoại

Mức 3 – Khá (Good)

  • Có thể diễn đạt những kiến thức căn bản mạch lạc, rõ ràng tới nhiều đối tượng.
  • Ngôn từ và giọng điệu linh hoạt được vận dụng nhuần nhuyễn trong giao tiếp.
  • Biết cách lắng nghe và tạo giao tiếp 2 chiều cân bằng.

Năng lực đánh giá hành vi giao tiếp ở mức 3 khá

Mức 2 – Cơ bản (Average)

  • Có thể diễn đạt một cách căn bản tới nhiều đối tượng. Tuy nhiên vẫn có nhiều lỗi về ngôn từ và giọng điệu khi diễn đạt.
  • Có khả năng gợi giao tiếp 2 chiều nhưng chưa được thuần thục.
  • Quan tâm tới đối tượng giao tiếp, biết chủ động lắng nghe.

Khả năng giao tiếp cơ bản ở mức 2

Mức 1 – Kém (Poor)

  • Diễn đạt được những điều mà bản thân muốn nói tuy chưa được mạch lạc và rõ ràng.
  • Biết cách lắng nghe nhưng chưa tạo dựng được cuộc hội thoại 2 chiều.

Mức độ thấp nhất (kém) trong cuộc trò chuyện

Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

8 yếu tố ảnh hưởng, có tác động tới khả năng giao tiếp:

  1. Lắng nghe.
  2. Tự tin.
  3. Tiếp nhận và phản hồi.
  4. Ngắn gọn và Âm lượng.
  5. Quan sát.
  6. Cảm xúc.
  7. Ghi nhớ.

Lắng nghe

Giao tiếp chính là hoạt động hai chiều, người nói phải có người nghe. Kỹ năng lắng nghe giúp bạn thấu hiểu người nói, tiếp nhận nhanh chóng vấn đề, điều này thể hiện rõ thái độ tôn trọng giữa các chủ thể.

Bạn nghĩ sao khi bạn đang truyền tải thông tin nhưng lại có người cắt ngang câu chuyện đó hay tỏ thái độ không lắng nghe (lướt điện thoại, nói chuyện, làm việc riêng…), đặc biệt là trong môi trường làm việc, những hành động này chỉ khiến bạn nhận về cái nhìn không mấy tốt đẹp.

Vì vậy, hãy loại bỏ những thứ khiến bạn xao nhãng, thể hiện rõ cho đối phương thấy được bạn đang tích cực lắng nghe thông qua ngôn ngữ hình thể (biểu cảm, cứ chỉ như gật đầu, mỉm cười…) một cách khéo léo. Nhờ thế, mối quan hệ sẽ khăng khít, có trạng thái tinh thần làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.

Lắng nghe để hiểu rõ và thể hiện sự tôn trọng với người nói trong giao tiếp

Tiếp nhận và phản hồi

Một cuộc hội thoại có hiệu quả hay không cần dựa trên các phản hồi từ những người tham gia. Người đưa ra phản hồi thể hiện rõ, họ tập trung tiếp nhận và lắng nghe thông tin mà bạn cung cấp. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính tư duy phản biện thì sẽ càng giúp bạn có thêm nhiều góc nhìn, chiều sâu cho vấn đề đó.

Thời điểm thích hợp đưa ra phản hồi thường ngay sau khi sự việc, hành động đó xảy ra và bạn nên đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng (tức phản hồi tích cực) thì sẽ tốt hơn. Điều này sẽ giúp người nghe cảm thấy dễ chịu, cảm nhận được sự tôn trọng hơn là phản hồi bằng quan điểm nhận xét (khen/chê).

Để quá trình giao tiếp không “rơi vào bế tắc” thì việc đặt đúng câu hỏi sẽ giúp bạn tạo được nhiều chủ đề cho cuộc trò chuyện hơn. Đừng cố gắng đặt những câu hỏi không có tính gợi mở, tức câu hỏi đóng thì câu trả lời mà bạn nhận lại chỉ dừng ở mức có/không hoặc đúng/sai mà thôi, điều này khiến cuộc hội thoại “đứt gánh” ngay lập tức.

Tiếp nhận và phản hồi lại người nói khi giao tiếp

Tự tin

Một người có được sự tự tin sẽ thể hiện rõ qua các đặc điểm: tương tác bằng mắt, ngồi thẳng, ngẩng cao đầu, mở rộng vai, giọng nói to, rõ ràng, phong thái, cử chỉ đi đứng.

Sự tự tin sẽ giúp tăng thêm sức mạnh về mặt tinh thần cho bạn và người nghe nắm bắt được điều mình muốn nói mà không phải nhắc lại tới lần thứ hai.

Để có được sự tin, thể hiện được ý kiến của bản thân khi giao tiếp, nhất là trong các buổi phỏng vấn, làm việc giữa các đồng nghiệp hay gặp đối tác lớn bạn nên hình dung trước mình sẽ đề cập những thông tin gì.

Điều này có nghĩa, bạn phải thường xuyên rèn luyện, học hỏi và cập nhật thường xuyên để thấu hiểu chính bản thân. Nếu bạn là người nói chậm, nói nhỏ tiếng, hãy cố gắng tập luyện nói to, nói nhanh và dứt khoát.

Thể hiện phong thái tự tin khi giao tiếp

Ngắn gọn và âm lượng

Chất lượng cuộc trò chuyện phụ thuộc nhiều vào quá trình bạn truyền tải thông tin cách rõ ràng và âm lượng giọng nói. Âm lượng quá lớn khiến cho người khác cảm thấy khó chịu, không được tôn trọng và khó tiếp thu khi nghe.

Bất cứ từ ngữ, lời lẽ nào khi thốt ra, cũng đều sẽ ảnh hưởng ít nhiều tới quá trình tiếp nhận thông tin của họ.

Vì vậy, để bạn cần suy nghĩ kỹ và biết chắt lọc câu từ phù hợp, truyền tải thông điệp trực tiếp, không vòng vo, nói lắp và ít từ nhất có thể.

Bạn có thể cải thiện và luyện tập bằng cách đọc sách, tham gia các lớp kĩ năng nói… để khả năng truyền đạt được lưu loát hơn. Và khi truyền đạt, bạn cần kiểm soát được âm lượng của bản thân phát ra vừa đủ nghe và rõ ràng, đảm bảo người nghe tiếp nhận được đầy đủ thông tin.

Khi giao tiếp, cần trả lời cách rõ ràng với âm lượng truyền tải vừa phải

Quan sát

Mọi thứ sẽ được quan sát có chủ đích, ghi nhớ và xâu chuỗi để từ đó bạn biết cách điều chỉnh hành vi, lời nói cho phù hợp.

Chẳng hạn, khi người nói đang tức giận, thay vì tập trung tiếp tục nói câu chuyện của bạn thì bạn nên để họ yên tĩnh một chút.

Sở hữu khả năng quan sát tốt trong công việc, khi trò chuyện với đồng nghiệp hay khách hàng, giúp bạn nhanh chóng ứng biến, đưa ra chiến lược và cách tiếp cận khác để tăng tính thuyết thục, có kết quả tốt hơn.

Chú ý quan sát khi nói chuyện để xem xét tốt vấn đề

Cảm xúc

Đỉnh cao của một người có kỹ năng giao tiếp tốt đó là sự thấu hiểu cảm xúc đối phương. Cảm xúc là yếu tố có sự tác động lớn trong một cuộc giao tiếp.

Đa phần, bản năng của mỗi người thường hành động dựa vào cảm xúc. Điều khiển tốt cảm xúc trong cuộc hội thoại chính là cách đưa cảm xúc trở về trạng thái cân bằng, giúp bày tỏ sự đồng cảm của bạn tới người đối diện, góp phần duy trì cuộc nói chuyện và bạn dễ dàng đạt được mục đích của cuộc hội thoại.

Ví dụ như một khách hàng đang rất tức giận, gọi điện tới và phản hồi về sản phẩm. Bạn cần phải có thái độ nhẹ nhàng, ân cần và xin lỗi vì trải nghiệm không tốt của khách. Sau đó tiến hành khai thác tại sao khách hàng phản ứng dữ dội như vậy và đưa ra lời khuyên, động viên khách hàng.

Cân bằng tốt cảm xúc trong bất kỳ cuộc hội thoại

Ghi nhớ

Kỹ năng ghi nhớ là quá trình đưa thông tin của người nói vào trong bộ nhớ của bạn. Trong giao tiếp, sở hữu tốt bộ óc ghi nhớ sẽ giúp bạn dễ dàng “rà soát” được thông tin cần thiết khi đề cập tới, nhờ thế tạo được ấn tượng tốt trong mắt người khác.

Cần ghi nhớ tốt các thông tin từ người nói khi giao tiếp

Xem thêm

Tham khảo

    1. Verbal Communication Most Important Candidate Skill – NACE. Nacewweb.org. Ngày 24 tháng 2 năm 2016. Truy cập ngày 10 tháng 1 năm 2023.
    2. Giao tiếp – Wikipedia tiếng Việt. Vi.wikipedia.org. Ngày 8 tháng 12 năm 2009‎. Truy cập ngày 10 tháng 1 năm 2023.
Huyền Hồ
Một trong những cây bút giàu kinh nghiệm tại UptopZ với kỹ năng viết sáng tạo và hiểu biết sâu sắc về Marketing, SEO, Excel, Word… Những bài viết được chia sẻ bởi tác giả không chỉ mang tính thực tiễn mà còn cung cấp thông tin chi tiết và hữu ích cho bạn đọc. Hãy theo dõi UptopZ cùng tác giả để không bỏ lỡ những kiến thức và xu hướng mới nhất.
Chia sẻ bài viết