Đàm phán là một phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực cuộc sống, khi chúng ta mong muốn đạt được điều gì đó từ người khác. Những nhà đàm phán giỏi luôn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước bắt đầu một cuộc đàm phán. Vậy thì, họ đã làm những gì? Bài viết này sẽ chỉ cho bạn biết cách chuẩn bị để cuộc đàm phán thành công ngay từ đầu.
Nghiên cứu và thu thập thông tin
Trước khi bước vào quá trình đàm phán, quan trọng hãy nắm vững thông tin về người đàm phán, mục tiêu của họ, cũng như sự quan tâm và lợi ích mà bên kia đang theo đuổi. Đồng thời, hãy thận trọng thu thập thông tin về thị trường và điều kiện kinh doanh để có cái nhìn toàn diện nhất.
Từ những thông tin đã thu thập được, bạn có thể định rõ mục tiêu đàm phán và tập trung vào khai thác những yếu tố sẽ mang lại thành công tối đa.
Xác định mục tiêu rõ ràng
“Tôi muốn gì?” là câu hỏi mà bạn cần đặt ra cho chính mình để xác định mục tiêu và những gì bạn muốn đạt được sau một cuộc đàm phán.
Theo nhận định của giáo sư Leigh Thompson của Đại học Northwestern trong cuốn sách “Mind and Heart of the Negotiator” đây là ba rủi ro mà bạn cần đề phòng để có được mục tiêu tham vọng nhưng cũng không xa rời thực tế.
Thứ nhất: Tránh đặt mục tiêu quá thấp để biến mình thành một người đàm phán thiếu tham vọng. Nếu làm như vậy, bạn rất dễ thấy mình là một nạn nhân của “winner’s curse” (lời nguyền của người thắng cuộc) khi đối tác ngay lập tức chấp nhận đề xuất đầu tiên của bạn trên bàn đàm phán. Việc đối tác sẵn lòng chấp nhận đề xuất đầu tiên của bạn, đồng nghĩa là bạn đã đánh giá sai giá trị thực sự của mục tiêu hoặc thu thập thiếu thông tin để có thể đưa ra đề xuất giá trị hơn.
Thứ hai: Không đặt ra mục tiêu quá cao để biến mình thành một người đàm phán quá tham vọng. Quyền rời đi là một trong những quyền cơ bản và quan trọng của mỗi bên khi tham gia đàm phán. Đây là quyền tối cao cho phép mỗi bên quyết định liệu một thỏa thuận hoặc một quyết định có được thực hiện hay không. Do đó, khi bạn đặt mục tiêu quá cao hoặc từ chối nhượng bộ (concessions), bạn không chỉ không đạt được mục tiêu mà còn đánh mất cơ hội đàm phán của mình.
Thứ ba: Vấn đề sẽ phát sinh khi bạn không chuẩn bị đủ thông tin cần thiết để xác định rõ những gì bạn muốn. Tức là bạn đã thu thập thông tin về đối tác, thị trường và vị trí hiện tại của bạn một cách sơ sài. Những thiếu sót này sẽ gây ảnh hưởng đến cảm xúc và tư duy của bạn trong lúc đàm phán, điều này tạo ra sự hoài nghi hoặc thất vọng khi bạn đối mặt với các đề xuất dựa trên quan điểm chung từ đối tác.
Đánh giá lựa chọn và phương án thay thế
Để đạt được mục tiêu thực tế và đầy tham vọng, bạn cần xác định được giải pháp thay thế tốt nhất mà không cần đàm phán, còn được gọi là BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) như những gì Roger Fisher, William Ury và Bruce Patton đã khuyến nghị trong cuốn sách “Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In”.
Đánh giá BATNA của bạn
Xác định BATNA của bạn sẽ giúp bạn biết lúc nào phải từ bỏ hoặc tiếp tục theo đuổi giải pháp thay thế tốt nhất của mình. Bạn có thể thực hiện theo ba bước sau đây:
- Xác định tất cả những giải pháp thay thế khả thi mà bạn có thể thực hiện nếu không đạt được thỏa thuận với bên hiện tại.
- Ước tính giá trị liên quan đến mỗi giải pháp thay thế.
- Lựa chọn giải pháp thay thế tốt nhất, tức BATNA của bạn.
Tính toán giá trị dự phòng
Sau khi xác định được BATNA của mình, bạn có thể tiến hành tính toán “giá trị dự phòng” (Reservation Value), đây là điểm mà bạn sẵn sàng rời bỏ khi đối tác đưa ra đề xuất bất hợp lý.
Nếu đàm phán về giá, giá trị dự phòng có thể được biểu hiện dưới dạng một con số cụ thể. Riêng đàm phán tích hợp, nơi có nhiều vấn đề được đặt ra, thì giá trị dự phòng của bạn có thể được biểu thị dưới dạng một gói, bao gồm mức lương thấp nhất, lợi ích và trách nhiệm mà bạn sẵn lòng chấp nhận cho một công việc cụ thể.
Đánh giá BATNA của đối tác
Thay vì chỉ tập trung vào nhu cầu và mong muốn của mình, bạn nên tìm hiểu những đề xuất mà bên đối tác có thể đưa ra khi cuộc thương thảo chính thức bắt đầu. Để làm điều này, bạn cần phân tích BATNA của họ.
Hãy tự hỏi: “Nếu cuộc đàm phán kết thúc mà không có thỏa thuận, bên đối tác sẽ làm gì?” Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn sáng suốt hơn về giá trị dự phòng của bên đối tác. Từ đó, đưa ra nhận định về tình hình đôi bên. Dựa trên nhận định này, bạn có thể chọn được phương pháp đàm phán phù hợp và điều hướng kết quả đàm phán về phía lợi ích cho mình.
Tham khảo thêm: Quy Trình Xác Định BATNA Mạnh Trong Đàm Phán: Ví Dụ Minh Họa
Phát triển bằng chứng bảo vệ quan điểm
Lập danh sách các vấn đề, câu hỏi cần thảo luận giúp bạn tổ chức thông tin một cách logic và hệ thống. Điều này giúp bạn không bỏ sót quan điểm và các vấn đề quan trọng cần được đề cập trong quá trình đàm phán. Việc chuẩn bị tài liệu hỗ trợ như thống kê, báo cáo, tài liệu nghiên cứu, cung cấp bằng chứng và thông tin cần thiết để ủng hộ quan điểm sẽ làm cho lập luận của bạn trở nên sắc bén và đáng tin cậy.
Xây dựng một kế hoạch
Sau khi xem xét các yếu tố khác nhau, bao gồm mục tiêu, lợi ích ưu tiên, lợi thếvà nhận diện các điểm kháng cự tiềm năng khi phân tích BATNA, cùng với việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu hỗ trợ để ủng hộ quan điểm của mình. Bây giờ là thời điểm bạn nên xây dựng một kế hoạch để kết hợp những thông tin này. Việc phát triển tất cả thông tin đã thu thập thành một kế hoạch toàn diện sẽ đưa khoa học đàm phán trở thành một nghệ thuật.
Tham khảo thêm:
Cuối cùng, sức mạnh và sự tin của bạn sẽ phụ thuộc vào những việc làm trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán. Sẽ không có gì ngẫu nhiên khi bạn luôn ở thế chủ động và làm chủ cuộc chơi khi có kiến thức và khả năng thích ứng linh hoạt hơn đối thủ trên bàn đàm phán.
