Các phương pháp xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp

Khủng hoảng truyền thông rất dễ xảy ra và điều bạn cần làm lúc này đó là giảm bớt thiệt hại do khủng hoảng này gây ra. Bạn nên nghĩ rằng bất cứ thương hiệu nào cũng có thể đối mặt với khủng hoảng truyền thông, chính vì vậy cần có những phương pháp cũng như kế hoạch sẵn trước đó để khi gặp khủng hoảng truyền thông chúng ta sẽ đối phó dễ dàng hơn. Hãy cùng dõi theo UptopZ dưới bài viết này để có thêm vài kinh nghiệm cũng như hướng đi đúng trong trường hợp khẩn cấp nhé!

1. Nguyên tắc khi xử lý khủng hoảng truyền thông bạn nên biết

1.1. Nên chuẩn bị tâm lý sẵn sàng

Mỗi khi đối mặt với khủng hoảng truyền thông bạn nên chuẩn bị tâm lý thật vững vàng để đảm bảo rằng khi sự cố xảy ra bạn sẽ chủ động hơn cũng như đối phó ngay lập tức, không bị tâm lý lấn át, cũng như khiến bạn đứng vững trước những tình huống khó xử này. Khi đối diện với trường hợp này bạn cần lập danh mục và ghi lại mọi việc cần chuẩn bị trước đó để ứng phó và đặc biệt phải theo dõi nhân lực để xem có đủ ứng phó trước những tình huống này không.

1.2. Thu thập dữ kiện đầy đủ để có cách ứng phó phù hợp

Bạn cần nghiên cứu dữ liệu để xem xét cũng như xác định những điểm nên cung cấp cho báo chí cũng như những điều cần phải giữ kín. Bạn nên nỗ lực cung cấp càng nhiều thì càng không gây hình ảnh xấu tới hình ảnh của khách hàng. Nên nhớ phải luôn có sẵn các thiết bị truyền thông dự phòng trước những trường hợp biến động về xử lý truyền thông xảy ra với bạn công ty bạn.

1.3. Không có gì là không chính thức

Đừng tin lời phóng viên khi họ nói hãy trao đổi không chính thức vì có rất nhiều người vẫn sẽ thu âm dù đã tắt máy quay. Bạn nên cẩn thận hơn với những trường hợp như vậy để tránh những ảnh hưởng đến công ty.

1.4. Tạo sự đồng cảm

Bạn hãy cố tạo sự đồng cảm với các phóng viên, hãy làm cho tình thế trở nên an toàn hơn. Như vậy bạn sẽ có thể tạo ra môi trường thân thiện để đưa thông điệp của mình ra toàn thế giới, với những thông điệp mang chiều hướng tích cực đến mọi người.

1.5. Chủ động hành động để đưa ra phương hướng tốt nhất

Trong cuộc sống hay bất cứ chuyện gì cũng vậy bạn luôn đặt mình vào mọi tư thế chủ động nhất, đặc biệt đối với việc giải quyết khủng hoảng truyền thông. Bạn cần lên kế hoạch kiểm soát thông tin để tránh lan truyền ra tin đồn, và hãy sẵn sàng để truyền đi thông điệp của mình một cách đầy đủ và chính xác nhất.

1.6. tập trung họp báo để đính chính sự việc

Thiết lập trung tâm họp báo gần nơi xảy ra sự kiện và nên chú ý tránh gần với các ống kính truyền hình để công việc của khách hàng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng cũng như không để câu chuyện đi quá xa.

1.7. Liên lạc với truyền thông

Hãy đảm bảo bạn đã có tất cả thông tin liên lạc với phóng viên để có thể cung cấp những thông tin mới nhất, cũng như chính xác và đúng sự thật nhất để có những thông tin đúng để tránh những tin đồn thất thiệt gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

1.8. Ghi nhận sai lầm đúng lúc

Hãy xử lý khủng hoảng truyền thông với sự trung thực và chân thành nhất có thể như vậy mới có thể khiến cho giới xử lý truyền thông và công chúng ghi nhận và dễ dàng tha thứ cho bạn.

2. Cách quản lý khủng hoảng trong PR

Trong thời buổi hiện nay doanh nghiệp luôn luôn phải đối mặt với khủng hoảng truyền thông. Bởi vì chúng sẽ luôn đến mà không bao giờ báo trước. Và tất cả những vấn đề đó đều cần đến khả năng xử lý tài tình của những người làm PR chuyên nghiệp.

Bạn nên nhớ một điều rằng kinh doanh và rủi ro luôn tồn tại song song:

– Ngày nay các Doanh nghiệp kinh doanh… luôn có sự tồn tại song song của rủi ro. Khả năng rủi ro rất cao, chính vì thế bạn cần trang bị thật kỹ lưỡng để đề phòng những trường hợp xấu xảy ra. Ngày nay những rủi ro đến từ giải quyết khủng hoảng truyền thông kéo theo những thiệt hại vô cùng lớn cho Doanh nghiệp. Và đối tượng sẽ đứng ra xử lý khủng hoảng truyền thông sẽ chính là các nhân viên PR trong doanh nghiệp.

– Chính cách quản lý rủi ro tốt sẽ giúp các Doanh nghiệp chủ động hơn khi có vấn đề xảy ra. Giúp Doanh nghiệp quản lý được thị phần cũng như quản lý hình ảnh được tốt hơn trong mắt mọi người.

Khủng hoảng truyền thông luôn gõ cửa mà không báo trước:

– Khủng hoảng truyền thông thường đến và không báo trước, các vụ việc tiêu cực khác có thể kéo đến nhiều hơn, rất khó kiểm soát thông tin. Dẫn tới việc những thông tin tiêu cực có cơ hội phát triển và thu hút sự nhiều hơn chú ý từ công chúng.

– Khủng hoảng đến đột ngột và bất ngờ. Những trường hợp này rất dễ khiến Doanh nghiệp rơi vào trạng thái thiếu sáng suốt. Và có những động thái xử lý không chính xác.

– Nếu trong kinh doanh không có “công cụ lắng nghe” thì khủng hoảng chắc chắn sẽ gây tổn hại thương hiệu rất nhiều.

3. Kịch bản xử lý khủng hoảng truyền thông

Để có thể đối phó tốt trước những việc liên quan đến khủng hoảng truyền thông bạn cần lên kịch bản và người PR phải làm tốt quá trình chuẩn bị cho việc xử lý khủng hoảng truyền thông.

– Chuẩn bị đơn vị hậu cần để phục vụ 24/24 ngay khi có sự cố khủng hoảng xảy ra.

– Lên danh sách ban giải quyết khủng hoảng. Cần có người đứng đầu Doanh nghiệp và người phát ngôn cho Doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp cần phải thiết lập đường dây nóng. Và thường trực giữa công ty và các thành viên trong ban phụ trách.

– Thống nhất phương án triển khai thực hiện khủng hoảng. Sau khi được các thành viên ban giải quyết khủng hoảng cân nhắc và quyết định.

– Chuẩn bị kinh phí cho quá trình xử lý khủng hoảng, Doanh nghiệp cần phải lập quỹ rủi ro. Và lưu ý nguyên tắc “không quá tiết kiệm trong khủng hoảng”.

– Họp khẩn và huấn luyện chớp nhoáng nguồn nhân lực để giải quyết khủng hoảng truyền thông một cách chính xác nhất.

4. “Ba không” khi xử lý khủng hoảng

– Không im lặng; Không né tránh báo chí; Không cung cấp thông tin chung chung, vòng vo.

– Kịch bản đưa ra cần phải có: Sự quan tâm đến vụ việc giải quyết một cách thỏa đáng và triệt để. Để câu chuyện đang diễn ra để thể không làm tổn thương đến thương hiệu Doanh nghiệp.

– Kịch bản cũng đề cập rằng: Khi thương hiệu càng nổi tiếng, đồng nghĩa với việc thương hiệu sẽ được nhiều người quan tâm.

Mọi thông tin đối thoại với công chúng cần phải được lập trình theo một chiến lược nhất định. Khi đó, kịch bản xử lý khủng hoảng truyền thông sẽ là quá trình đối thoại của Doanh nghiệp với báo chí, khách hàng, chính quyền và cộng đồng. Bạn nên xem xét thật kỹ để có cách nhìn nhận chính xác hơn nhiều.

5. Các bước xử lý khủng hoảng truyền thông cho Doanh nghiệp

Bước 1: Lập team xử lý khủng hoảng

– Doanh nghiệp lên lập ngay một team để xử lý khủng hoảng đó. Đồng thời có sự phân công rõ ràng chức năng và trách nhiệm của từng người.

– Ban xử lý khủng hoảng truyền thông thường bao gồm: Ban giám đốc; Người phụ trách pháp lý của Doanh nghiệp; Trưởng phòng nhân sự; Các cán bộ an toàn và trưởng phòng PR; Trưởng bộ phận nơi xảy ra khủng hoảng…

Bước 2: Hợp tác với báo chí và chính quyền nơi kinh doanh

– Luôn sẵn sàng tiếp đón giới xử lý truyền thông và chính quyền địa phương theo kịch bản đã được lên sẵn.

– Hãy học cách lắng nghe và luôn trong tư thế hòa giải tất cả mọi chuyện.

Bước 3: Hãy phát ngôn và hành động một cách nhất quán

– Để dư luận có thể nhận thấy sự quan tâm đặc biệt của Doanh nghiệp đến việc này cũng như xử lý vấn đề theo một cách nhất quán nhất có thể.

– Hãy đảm bảo mọi thứ thống nhất từ khâu phát ngôn của Doanh nghiệp; Cho tới các biện pháp xử lý khủng hoảng. Không nên thể hiện tinh thần tránh né, hứa hẹn, vòng vo trước truyền thông.

Bước 4: Cách ly, xử lý thông tin trong khủng hoảng

– Khủng hoảng xảy ra có thể không liên quan nhiều tới các thị trường khác của Doanh nghiệp. Và việc chúng ta cần làm lúc này là nên chặn ngay trước khi chúng lan rộng.

– Hãy tìm đồng minh khi xử lý khủng hoảng truyền thông. Nhưng hãy đảm bảo nó được cho vào phương án xử lý của bạn.

– Hãy tìm những cá nhân, tổ chức có tiếng nói và tầm ảnh hưởng tới công chúng. Và có liên quan tới lĩnh vực rủi ro của bạn. Để họ có thể nói trước công chúng cũng như khiến khách hàng hài lòng và có lòng tin ở doanh nghiệp của bạn hơn nhiều.

Bước 5: Đặt lợi ích cộng đồng lên trên

– Bạn cần xem xét vấn đề theo hướng khách quan hơn thì đây cũng là cơ hội để bạn chứng minh mình “Trong sạch”. Và “trung thành phục vụ” khách hàng mục tiêu.

– Hãy lấy lợi ích của cộng đồng (khách hàng) làm trung tâm trong quá trình hành động xử lý khủng hoảng truyền thông.

Bước 6: Rút ra bài học sau khủng hoảng truyền thông

– Hãy xem xét lại thương hiệu của bạn, từ nhận diện đến cảm xúc của khách hàng.

– Nếu khủng hoảng xảy ra trầm trọng và ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu cũ. Hãy xem xét lại thật kỹ lưỡng và chi tiết nhất có thể.

– Hãy lập cho Doanh nghiệp một hệ thống phòng ngự rủi ro vững chắc với những người làm PR chuyên nghiệp.

Khi có khủng hoảng truyền thông xảy ra bạn nên là người chủ động dù bạn đang ở tình thế không được thuận lợi. Bạn cần phải làm chủ được khủng hoảng. Ngay cả khi mọi thứ đang chĩa mũi giáo vào Doanh nghiệp. Để toàn bộ nhân viên, cán bộ công ty có thể nắm rõ. Và biết cách ứng phó với những sự cố bất ngờ xảy ra. Chính những điều này sẽ khiến công ty bạn vượt qua được những khó khăn lúc này.

FAQs:

1. Cách xử lý truyền thông nội bộ?

4 cách xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ hiệu quả

Cách 1: Trung thực, xử lý vấn đề thận trọng

Khi xảy ra khủng hoảng truyền thông nội bộ điều đầu tiên nên làm đó là nên trung thực với cán bộ nhân viên. Trong trường hợp này không nên che giấu, mọi chuyện phải rõ ràng để vấn đề không đi quá xa.

Phải gửi lời xin lỗi chân thành nhất và đưa ra hướng giải quyết ban đầu phù hợp nhất trong thời điểm đó.

Cách 2: Rút bài học kinh nghiệm

Bạn cần học hỏi kinh nghiệm từ những đối tác cũng như cách các công ty xử lý việc khủng hoảng truyền thông nội bộ để rút kinh nghiệm cho bản thân. Để từ đó tránh những khủng hoảng trong tương lai và ứng phó hiệu quả hơn để tránh những hậu quả đáng tiếc mai sau. Đây là việc nên làm để tránh những hậu quả đáng tiếc về sau.

Cách 3: Tham khảo các công ty tư vấn về truyền thông chuyên nghiệp

Bạn có thể liên hệ các công ty quản lý truyền thông chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Những đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng phân tích, tư vấn và đưa ra phương án giải quyết cho vấn đề bạn đang mắc phải.

Cách 4: Xây dựng trước quy trình phòng chống và xử lý khủng hoảng

Để đối phó với những tình huống xấu bạn có thể chuyển mình ở thế chủ động và làm chủ tình hình, chuẩn bị sẵn quy trình xử lý khủng hoảng để không bị động trong mọi hoàn cảnh.

Và điều quan trọng đó là doanh nghiệp cần phải hạn chế các khủng hoảng truyền thông nội bộ có thể xảy ra.

2. Các đơn vị giúp hỗ trợ xử lý truyền thông?

UPTOPZ Agency:

ĐỊA CHỈ: Tầng 5, Paxsky Building, 123 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 06, Quận 03, TPHCM

EMAIL: Info@uptopz.com

– HOTLINE: (+84) 090 7799 898

– WEBISTE: UPTOPZ.COM

– GIỜ LÀM VIỆC: 8:00 – 18:00 từ Thứ 2 đến Thứ 7 (CN Nghỉ)

AZGROUP – Đơn vị xử lý khủng hoảng truyền thông chuyên nghiệp, hãy liên hệ đến đơn vị này khi bạn đang gặp sự cố về truyền thông.

3. Nên làm gì đầu tiên khi xảy ra khủng hoảng truyền thông?

– Đặt cảm nhận của công chúng là ưu tiên hàng đầu

– Lên kế hoạch cho sự phục hồi sau khủng hoảng

– Duy trì luồng thông tin mở với báo chí và công chúng

– Xác định một thông điệp nhất quán

– Thành lập ban xử lý khủng hoảng truyền thông và người phát ngôn cho Doanh nghiệp

4. Những điểm cần lưu ý khi xảy ra khủng hoảng truyền thông?

– Không im lặng, không né tránh

– Tối ưu nội dung trên công cụ tìm kiếm

– Sử dụng công cụ pháp lý như biện pháp cuối cùng

– Giải quyết vấn đề qua chính kênh truyền thông khơi mào khủng hoảng

– Lý thuyết 48h xử lý khủng hoảng truyền thông

5. Những lý do/nguyên nhân thường gặp dẫn đến khủng hoảng truyền thông?

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến khủng hoảng truyền thông của một nhãn hàng nào đó. Và một trong số những nguyên nhân đó phải kể đến yếu tố con người, đây là yếu tố cơ bản và đầu tiên tạo nên sự bùng phát khủng hoảng và mạng xã hội chính là nơi phát tán những khủng hoảng. Nó chủ yếu xuất phát từ những bình luận, hay chính những nhận định, chia sẻ trên trang cá nhân. Đa phần là những người tiêu dùng, những người khách hàng trực tiếp của doanh nghiệp. Đây chính là điều mà các thương hiệu hiện nay lo sợ hơn cả. Nó khiến cho các sự kiện khủng hoảng truyền thông rơi vào những trạng thái bế tắc.

Hãy nhớ về những bước chuẩn bị trước khi xử lý khủng hoảng truyền thông được Uptop[Z cập nhật qua bài viết này, bạn nên nhớ khi sự việc không mong muốn xảy ra, bạn sẽ biết cách phải làm gì? Chuẩn bị như thế nào? Hãy thật bình tĩnh mới có thể giải quyết công việc một cách ổn nhất. Hãy liên hệ với UptopZ chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ một cách tốt nhất.